Synology NAS para trabajar desde Casa

Durante estos meses de pandemia se ha hecho evidente la necesidad de disponer de herramientas para trabajar de manera conjunta y remota. Obviamente existen soluciones en la nube orientadas a necesidades específicas, por ejemplo DropBox para almacenamiento de ficheros o Trello para la gestión de proyecto. Algunas de ellas son gratuitas y otras necesitan una subscripción en función del uso o capacidad que requiramos. Si no queremos pagar por cada una de ellas o bien preferimos no subir datos a la nube pública, contamos con una alternativa, el NAS.

Hace ya muchos años que un NAS dejo de ser una máquina para, sólo compartir ficheros. Es por ello que un NAS nos ofrece un gran cantidad de herramientas, y hoy nos vamos a centrar en aquellas que nos van a permitir trabajar de manera colaborativa y remota.

Lo primero y más importante, no es necesario comprarse un NAS de cientos o miles de euros. Dependiendo del número de personas que lo van a utilizar contamos con equipos de menos de 120 Euros (sin contar los discos duros), que nos pueden servir para equipos de trabajo de hasta 10 personas. Un ejemplo sería el Synology DS120J, con 1 bahía y un procesador Marvell Armada 3700 88F3720. Si nuestras necesidades son mayores podemos optar por un equipo como el Synology DS218+, ideal para una empresa de hasta 30 usuarios, cuenta con 2 bahías y un procesador Intel Celeron J3355. En futuros artículos intentaremos explicar que modelos son mas adecuados en función de vuestras necesidades: Numero de Usuarios, Capacidad, Transcodificación…

Hay muchas y distintas necesidades a la hora de trabajar de manera remota, yo he intentado agruparlas siguiendo mi criterio. De esta forma tendríamos:

  • Ficheros Compartidos
  • Acceso a la Oficina
  • Herramientas Colaborativas

En breve vamos a profundizar en cada uno de los tres apartados con nuestro Synology DS1618+. Pero lo primero que hay que hacer es obtener un nombre en Internet o bien un ID, denominado QuickConnect para Synology. Yo he optado por un nombre público de Internet, bajo mi punto de vista es mas standard y sencillo de gestionar. Es totalmente gratuito y de esta forma cualquier persona podrá «nombrar» a nuestro NAS con un nombre del estilo xxxxxxxx.synology.me , donde xxxxxxxx es el nombre que mas nos guste y que no esté ya cogido.

Gracias al servicio Let’s Encrypt dispondremos de un certificado valido para cualquier navegador, y también a coste 0. Mediante este certificado se cifrarán todas las transacciones que realicemos en Internet con nuestro NAS. Y todo esta configuración puede parecer difícil de realizar, pero se hace con tan sólo una cuenta de Synology y un par de clicks de ratón.


Ficheros Compartidos

Esta es la funcionalidad por la que nacieron los NAS, inicialmente sólo compartían ficheros en LAN, luego en Internet y poco a poco han evolucionado hasta nuestros días. Donde disponemos de servicios realmente útiles y que facilitan nuestro trabajo diario.

Synology ofrece una serie de carpetas públicas para compartir ficheros (photo, music y video) dentro de nuestra LAN y por supuesto la carpeta personal de la cuenta con la que accedamos. Por supuesto contamos con distintos formatos de ficheros en red, mi recomendación es que utilicéis SAMBA (SMB) para el acceso LAN; es el más standard para Windows, Linux y Mac.

Es posible utilizar SMB desde Internet pero no lo recomiendo por la cantidad de puertos que hay que abrir en nuestro firewall. Aprovecho para añadir el link donde Synology nos indica los puertos a redireccionar desde nuestro router a nuestro NAS.

Para acceder a nuestros datos desde Internet nosotros utilizamos 2 formas: acceso vía web mediante el portal Web del NAS o Synology Drive. Mediante el primer método contamos con una «Explorador de Archivos» llamado File Station. Es muy potente, soporta arrastrar para copiar, comprimir carpetas/ficheros , montar unidades de red…

Es cómodo para acceder puntualmente o subir algún fichero pero si queremos trabajar con los ficheros de manera nativa, mi recomendación es utilizar Synology Drive. La mejor forma de definir Synology Drive es Dropbox en tu NAS. Podemos sincronizar cualquier carpeta y también realizar backups. Por si fuera poco contaremos con una «máquina del tiempo» para acceder a versiones antiguas de nuestros ficheros. Synology Drive también es accesible desde la web y permite la compartición de carpetas entre usuarios.

Por último me gustaría comentar una de las mejores opciones que tenemos en los NAS de Synology, compartir fichero con terceros. Si en cualquier momento queremos compartir un fichero basta con pulsar el ratón derecho y seleccionar compartir. Esta opción está disponible desde File Station y también en los ficheros compartidos con Synology Drive.


Acceso a la Oficina

Vamos ahora con el segundo grupo, el que agrupa cualquier aplicación o servicio al que es necesario acceder desde dentro de la LAN de nuestra oficina. En ocasiones necesitamos acceso a ciertos recursos/aplicaciones localizados en la oficina y que por motivos de seguridad, funcionales… no se pueden compartir por Internet. La solución obvia es la VPN, palabra que en estos días de pandemia todo el mundo ha oido. Una VPN no es mas que una conexión a un servidor que hará que nuestro ordenador se encuentre «virtualmente» en nuestra oficina.

Synology cuenta con un servidor de VPN completamente gratuito y con soporte para los protocolos: PPTP, OpenVPN y L2TP/IPSec. Yo me he decantado por L2TP/IPSec, ofrece una seguridad buena y es compatible con cualquier sistema operativo. Incluso desde iOS uno puede crear una VPN sin necesidad de instalar nada.

La configuración es muy sencilla y sólo necesitaremos una contraseña para compartir con los usuarios que vayan a acceder a la VPN y que además tendrán que tener una cuenta en el NAS. Contamos además con un completo sistema de logs donde cualquier acceso queda registrado.

Por ultimo comentar que el número máximo de conexiones vendrá limitado por el ancho de banda del NAS y sobre todo por la potencia del mismo. Synology indica en cada modelo el número máximo de conexiones de VPN que soporta cada NAS.


Herramientas Colaborativas

Llegamos al ultimo apartado, donde nos encontramos con las herramientas diseñadas para trabajar de manera colaborativa y donde nuestro NAS va a ser el servidor. Synology cuenta con distintos servicios, empezaremos con Synology Office integrado en Synology Drive. Con esta herramienta Web podemos editar ficheros Word, Excel y PowerPoint, trabajando sobre un mismo documento varios usuarios a la vez.

Además tendremos un histórico con cada uno de los cambios y la persona que los realizó, pudiendo por tanto volver a una versión anterior. Por si fuera poco contamos también con un Chat para poder comentar mientras se trabaja sobre el documento. Esta sería la segunda aplicación colaborativa, denominada Synology Chat, disponible como aplicación Web y también como App de iOS y Android. Synology Chat soporta canales y puede ser una herramienta muy interesante como se ha demostrado con Slack.

Otra utilidad realmente interesante es Note Station. Como su propio nombre indica nos permite gestionar notas y tareas desde la Web o bien desde una App nativa para iOS y Android. Para mi gusto le falta la posibilidad de colaborar con terceros, pero es realmente util ya que podemos incluso ser notificados desde el navegador para una tarea concreta.

Estas serian las herramientas que ofrece Synology, pero contamos con gran número de paquetes de terceros. Si por ejemplo sois programadores podéis instalar servidor de GIT o si bien necesitáis una herramienta de reporte, podéis instalar OpenERP o SugarCRM.

1 Comentario

  1. Si queréis profundizar en algún aspecto no dejéis de indicarlo en los comentarios.

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